Każdy z nas marzy, aby mieć więcej czasu. Dodatkowy zasób czasu wydaje nam się niezbędnych do realizowania zadań w pracy, dla rodziny, na hobby, czy dla samego siebie. Wykorzystajcie nasze proste triki, a przekonacie się, że wystarczy parę zmian a doba stanie się dla nas dłuższa.
Dla każdego metody skutecznego zarządzania czasem mogą okazać się inne. To, co sprawdzi się u jednej osoby, niekoniecznie będą skuteczne dla kogoś o innej osobowości, czy temperamencie. Wobec tego starajmy się eksperymentować! Zacznijmy próbować nowych rzeczy, niestandardowych rozwiązań, dzięki temu na pewno każdy znajdzie dla siebie odpowiednie sposoby i zostanie ninja zarządzania czasem.
-
Sprawdź, co pochłania najwięcej Twojego czasu – staraj się notować wszystkie swoje aktywności
Poświeć cały tydzień, aby zbadać na co poświęcasz swój czas. Dobrym pomysłem jest zapisywanie swoich wszystkich aktywności w notatniku w telefonie, który zazwyczaj zawsze nosimy przy sobie bez względu na to, czy była to rozmowa, analiza, pisanie raportów, czy czas poświęcony nad zadaniem. Ważne jest, aby zapisywać ile czasu zajmują tam dane czynności podczas każdego dnia.
Dane te pozwolą nam zrozumieć z jednej strony jak wiele czynności podczas dnia wykonujemy, a z drugiej na czym marnujemy czas. Przekonasz, które czynności doprowadziły do zadawalających efektów, a które były nieprzydatne i bezproduktywne.
-
Zaplanuj i ustal swoje priorytety
Wiecie na czym powinniśmy kończyć nasz dzień? Za zaplanowaniu następnego! Dzięki tej metodzie będziesz spać spokojnie, a jak wiemy człowiek niewyspany to człowiek zły, bezproduktywny. Swój plan możesz również wykonać na początku dnia – tak naprawdę ważne jest zrobić go przed przystąpieniem do działania. Ustalić swoje priorytety dnia i ulokować je w widocznym dla nas miejscu.
Według zasady Pareto 20% działań przekłada się zwykle na 80% wyników. Dlatego tak ważne jest ustalenie najważniejszych zadań i od nich zaczynać. Nie wiesz jak ustalić priorytety? Podziel zatem swoje zadania na ważne i pilne. Zastosuj tzw. macierz Eisenhowera. Ten amerykański prezydent mawiał kiedyś:
„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.”
-
Ustal swoje cele i kontroluj ich osiąganie
Nim zaczniesz wykonywać swoje zadania warto poświęcić chwilę i zastanowić się jakie rezultaty chcemy osiągnąć poprzez te zadania. Pozwoli nam to na określić efekt końcowy, który uznamy jako sukces. Po wykonaniu każdego zadania poświęć kilka minut na jego analizę. Zadaj sobie pytanie: Czy Twój cel został osiągnięty? Jeżeli odpowiedź brzmi nie, zastanów się dlaczego a przy kolejnym projekcie koniecznie wykorzystaj te wnioski.
-
Poświęć chwile na poznanie samego siebie
Warto poznać siebie, znaleźć czas w ciągu dnia, gdy jesteśmy najbardziej produktywni. Niestety ma na to żadnej recepty, musimy obserwować samego siebie, zwracać uwagę na to, co nas cieszy a co denerwuje. Niektórym osobą lepiej pracuje się rano, innym praca lepiej idzie po obiedzie jeszcze inny uwielbiają pracę wieczorem/ nocą, tzw. nocne marki. W tym czasie realizacja trudnych zadań okaże się całkiem przyjemna.
-
Asertywność jest dobrą cechą
Gdy musisz się skupić nad zadaniem staraj się unikać rozpraszaczy, postaraj się poprosić współpracowników, aby Tobie nie przeszkadzali. Nie pracujemy zamknięci w próżni, może zdarzyć się sytuacja, że ktoś czegoś od nas potrzebuje. Warto w takiej sytuacji zastanowić się, czy jest to sytuacja awaryjna, gdzie nasza pomoc jest niezbędna w tym momencie, czy dany problem nie może zaczekać aż dokończymy pracę nad obecnym zadaniem?
-
Wielozadaniowość w wielu przypadkach jest zła
W obecnym, zabieganym świecie, w którym panuje wielozadaniowość nie mamy zbyt wielu okazji, aby dokładnie skupić się nad jednym problemem i dokonać szczegółowej analizy. Robiąc wiele rzeczy naraz, zwykle niczego nie robimy porządnie do końca.
Warto skupić się na realizacji jednego zadania. Wielozadaniowość jest niestety wielkim wrogiem produktywności. Gdy zabieramy się za wiele zadań w tym samym momencie nasz umysł skupia się na wielu szczegółach, przeskakuje z jednego zadania na drugie przez co tracimy czas oraz energię na przypomnienie sobie celów zadania, wdrożenie się w jego realizację od nowa.
-
Przestań sprawdzać non stop maile
Polecam wyznaczyć sobie konkretne godziny podczas których będziesz odpisywać na e-maile, wyjątkiem jest oczywiście ważny kontakt. Ciągłe sprawdzanie naszej skrzynki e-mailowej często nas rozprasza, odrywając od realizacji obecnego zadania. To samo tyczy się mediów społecznościowych!
Dowiedz się również Freelancing – co to jest i jak zacząć? oraz Rozliczenie freelancera bez działalności gospodarczej. Metody i haki 2021
