Założenie własnej firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. Z pewnością do najważniejszych z nich należy prowadzenie księgowości. Można robić to samodzielnie albo zdać się na usługi biura rachunkowego.
Wybór odpowiedniej formy prowadzonej księgowości wymaga niemałej wiedzy, natomiast w samym procesie można liczyć na wsparcie. Kiedy najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z biura rachunkowego, a w jakiej sytuacji można podjąć się tego zadania samemu?
Jaki rodzaj księgowości wybrać?
Każdy, kto zakłada firmę, musi zadeklarować, jaką formę opodatkowania wybiera, a w konsekwencji także zadecydować o rodzaju księgowości. Oczywiście nie oznacza to, że już nigdy nie może dojść do zmiany tej decyzji, jednak w kilku przypadkach prawo niejako narzuca wybraną formę prowadzenia księgowości. Większość przedsiębiorców może skorzystać z tzw. uproszczonej księgowości, która zazwyczaj ogranicza się do dwóch możliwości:
- prowadzenia księgi przychodów i rozchodów,
- ewidencjonowania przychodów opodatkowanych ryczałtem.
Wybór między jednym a drugim rozwiązaniem zależy od formy opodatkowania. Osoby rozliczające firmę na zasadach ogólnych będą potrzebowały księgi przychodów i rozchodów, natomiast przedsiębiorcy na ryczałcie muszą ewidencjonować jedynie przychody.
Bardziej złożoną kwestią jest tzw. pełna księgowość. Dotyczy ona przede wszystkim różnego typu spółek (m.in. akcyjnych czy z ograniczoną odpowiedzialnością). Jest to też wymóg dla pozostałych przedsiębiorców, którzy osiągnęli przychód netto w zamkniętym, minionym roku rozliczeniowym, a który przekroczył granicę 2 000 000 euro (przeliczone na złotówki po kursie Narodowego Banku Polskiego z dnia 1 października roku poprzedzającego rok rozliczeniowy, w czasie którego obowiązuje przedsiębiorcę pełna księgowość).
Dla kogo księga handlowa?
Księgi rachunkowe, jak już zostało wspomniane, przeznaczone są przede wszystkim dla spółek prawa handlowego. Co więcej, zobligowani do prowadzenia ksiąg są przedsiębiorcy, którzy spełnili przytoczony warunek pułapu przychodów. Należy je założyć w przeciągu 15 dni od rozpoczęcia działalności biznesu. Ponadto do prowadzenia ksiąg handlowych zobowiązane są banki i instytucje działające w oparciu o prawo bankowe, a także gminne, powiatowe oraz wojewódzkie jednostki budżetowe. W skład ksiąg handlowych wchodzą:
- dziennik – w kolejności chronologicznej zapisuje się w nim wszystkie operacje gospodarcze. Znaleźć tam można informacje o rodzaju operacji, kwocie czy dane osoby księgującej;
- księga główna – zawiera zbiór wszystkich wykorzystywanych przez podmiot kont syntetycznych ujmujących zbiorcze zapisy, np. ewidencję wynagrodzeń pracowników;
- zestawienie obrotów i sald – sporządza się je na podstawie zapisów z księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego;
- księga pomocnicza – stanowi uzupełnienie informacji zawartych w księdze głównej;
- inwentarz – wykaz aktywów i pasywów, stanowiący spis wszystkiego, co należy do firmy.
Dla kogo księga podatkowa?
Najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości jest księga podatkowa, czyli ewidencja przychodów i rozchodów. Stanowi ona podstawę uproszczonej księgowości dla:
- osób fizycznych, prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
- spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek partnerskich.
Oczywiście należy pamiętać o wspomnianym już limicie przychodów 2 000 000 euro, gdyż przekroczenie tego pułapu obliguje do prowadzenia pełnej księgowości bez względu na formę firmy.
Najbardziej podstawową realizacją księgi podatkowej jest księga ewidencjonowania przychodów opodatkowanych ryczałtem. Dotyczy ona przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadzie ryczałtu od przychodów. Mogą z niego skorzystać określone grupy zawodowe. Częściej spotykana jest księga przychodów i rozchodów. Różnica między nimi tyczy się uwzględniania w rozliczaniu podatkowym koszów prowadzenia działalności.
Program z księgowością online
Chociaż dla wielu, zwłaszcza początkujących przedsiębiorców, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów może wydawać się trudnym i niezwykle skomplikowanym zadaniem, istnieje wiele narzędzi, które znacznie ułatwiają cały proces. Dla przykładu platforma Comarch ERP XT umożliwia prowadzenie uproszczonej księgowości, w tym także:
- prowadzenie rejestru VAT sprzedaży i zakupu,
- prowadzenie zapisów księgi przychodów i rozchodów,
- obliczenie i wysyłka deklaracji: VAT-7, VAT-UE, PIT-36 i PIT-36L,
- rozliczenia właścicieli,
- ewidencję i rozliczenie wynagrodzeń pracowników,
- ewidencję wyposażenia oraz środków trwałych,
- ewidencję dokumentów środków trwałych,
- wprowadzanie dokumentów kosztowych do systemu poprzez mechanizm odczytywania plików PDF i zdjęć, Comarch OCR.
Samodzielna księgowość czy wymiana dokumentów z biurem rachunkowym?
Coraz więcej przedsiębiorców, dysponując odpowiednimi narzędziami, decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości. Dzięki wielu usprawnieniom, takim jak np. ułatwienie księgowania zapisów rejestru VAT do zapisów pełnej księgowości przy pomocy stworzonych schematów księgowych, cały proces nie jest już tak czasochłonny jak jeszcze kilka lat temu. Rozliczenia są łatwo dostępne i można z nich skorzystać w każdej chwili dzięki aplikacji mobilnej. Niemniej programy takie jak Comarch ERP XT dają również możliwość współpracy z biurem rachunkowym. Dzięki temu przepływ dokumentów między przedsiębiorcą a księgowym odbywa się w bardzo wygodnej i szybkiej formie.
Wybór odpowiedniego rodzaju księgowości wymaga niemałej wiedzy w zakresie przepisów prawa. Jednak posiadając podstawową wiedzę oraz właściwe narzędzia, bez trudu można prowadzić księgowość samodzielnie, unikając w ten sposób dodatkowych kosztów.
